Terug

Ketens boven silo’s: waarom data delen essentieel is voor betere overheidsdienstverlening

Een miljard euro aan toeslagen bleef ongebruikt in 2021. De oorzaak: gegevens zitten opgesloten in ‘datasilo’s’ en uitwisseling is lastig. Hoe belemmert dit ICT-probleem onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers? Hoe kunnen we als dienstverleners bijdragen aan de oplossing?

2 figuren op losse houten blokken die via een bolletjes lijn verbonden zijn

Niet alleen de ongebruikte toeslagen op de plank zijn een niet te missen signaal. Uit de Monitor Open Standaarden blijkt dat de adoptie van open standaarden stagneert. Overheden passen de ICT-afspraken die er al zijn, nog te weinig toe. Tijd om ons allemaal eraan te herinneren hoe het zit, wat er moet gebeuren en wat dienstverleners zelf kunnen doen.

De kern van het probleem

Overheidsdienstverlening is zelden een simpele transactie tussen een overheidsinstantie en de aanvrager. Neem het aanvragen van een rijbewijs. Hierbij zijn de gemeente, RDW, CBR en RvIG (Rijksdienst voor Identiteitsgegevens) betrokken. Gegevens zijn opgeslagen in verschillende systemen die werken als kluizen. Ze zijn ingericht om data goed te beschermen, maar maken uitwisseling lastig. Persoonsgegevens wil je niet onnodig kopiëren (als de AVG dit al zou toelaten). Het gevolg: dienstverlening stokt waar gegevensuitwisseling noodzakelijk is.

Dienstverlening gebeurt in ketens

Bijna alle diensten die de overheid levert, zijn een serie handelingen van meerdere overheidsinstanties. Een keten van samenhangende uitwisselingen tussen afdelingen en organisaties. Voor een bijstandsaanvraag moeten onder andere inkomensgegevens van de Belastingdienst gecombineerd worden met BRP-gegevens over de aanvrager en de samenstelling van diens huishouden. Maar deze gegevens zitten in verschillende afgeschermde datasystemen, datasilo’s, en kunnen niet worden gekoppeld of uitgewisseld. Aanvragers moeten daarom soms informatie aanleveren die de overheid al van hen heeft. Of de gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties vindt houtje-touwtje plaats, met een grotere kans op fouten.

De impact op inwoners en ondernemers

Dit is een belangrijke reden dat veel mensen niet krijgen waar ze recht op hebben. Volgens recent onderzoek van het CPB bleef in 2021 maar liefst 1 miljard euro aan toeslagen op de plank liggen. Vaak gaat het om mensen die deze inkomensondersteuning hard nodig hebben om rond te komen. De overheid kan deze toeslagen niet proactief aanbieden, omdat gegevens niet uitgewisseld kunnen worden. Zo blijft onbekend wie recht heeft op een bepaalde toeslag en deze nog niet ontvangt.

Levensgebeurtenissen beter begeleiden

Bij belangrijke levensgebeurtenissen – zoals geboorte, verhuizing of overlijden – heeft iemand met meerdere instanties te maken. Voor goede hulp is een compleet beeld van iemands situatie nodig. Nu moet de inwoner of ondernemer zelf alle gegevens bij elkaar zoeken en van loket naar loket meenemen. Informatie die al bekend is bij verschillende overheidsinstanties en ook onderling uitgewisseld zou kunnen of moeten worden. Dit maakt dienstverlening onnodig ingewikkeld, juist op momenten dat mensen behoefte hebben aan duidelijkheid en eenvoud.

Veiligheid en preventie verbeteren

Goede gegevensuitwisseling kan ook helpen bij het voorkomen van maatschappelijke problemen. Denk aan familiedrama’s of ondermijning. Als meldingen over verward gedrag bij verschillende instanties binnenkomen, is het lastig een totaalbeeld te krijgen. Met betere gegevensuitwisseling – dataminimalistisch via gestandaardiseerde koppelingen – kunnen we deze risico’s beter in kaart brengen. En misschien ook eerder ingrijpen.

De technische oplossing

Common Ground (bij gemeenten) en het Federatief Datastelsel (FDS) van het rijk bieden een oplossing: een architectuur waarbij data losgekoppeld wordt van applicaties. Zo kunnen gegevens vanuit een bronsysteem geraadpleegd worden door andere applicaties en organisaties, zonder dat ze gekopieerd hoeven te worden. Daarvoor zijn ook API’s nodig: vaste, specifieke manieren om precies de juiste data te bevragen. Dan worden alleen de noodzakelijke gegevens benut, wat beter past bij het AVG-beginsel van dataminimalisatie. Door die data maar één keer op te slaan op servers die fysiek in de EU staan, beperk je bovendien geopolitieke risico’s en draag je bij aan digitale autonomie.

Wat kun je zelf doen?

Zolang applicaties als een silo blijven werken en benodigde standaarden niet wettelijk afgedwongen worden, is het aan de dienstverlener bij de gemeente (of een andere overheid) om de dienstverleningsketens te optimaliseren.

Begrijp de impact van datasilo’s. Verzamel concrete voorbeelden waar het misging in je eigen organisatie.
Breng dienstverleningsketens in kaart. Door alle handelingen van een dienst te bekijken – bijvoorbeeld met klantreizen of service design, wordt duidelijk welke partijen een rol hebben en waar betere uitwisseling mogelijk, wenselijk of noodzakelijk is.
Zoek slimme sluiproutes. Soms is bellen met een andere afdeling of instantie de snelste oplossing. Doe dat dan ook. Als je elke dag met die afdeling of instantie aan de telefoon hangt, is het raadzaam te verkennen hoe de sluiproute vervangen kan worden door vaste afspraken.
Werk samen met informatiemanagers. Dienstverleners en informatiemanagers hebben elkaar nodig voor de, tijdelijke én structurele, oplossingen.
Steun investeringen in betere systemen. Voorkom dat je gemeente simpelweg de nieuwste versie van en bestaand silo-systeem aanschaft, zonder naar betere alternatieven te kijken.

De toekomst

Waarschijnlijk gaat de overheid in de toekomst architecturen zoals Common Ground en FDS verplichten, in ieder geval op onderdelen. De Nederlandse Digitaliseringsstrategie (verwacht in 2025) kan hiervoor een aanzet geven. Tot die tijd kunnen inwoners en ondernemers last houden van een overheid die niet als één geheel werkt. Als dienstverlener speel je een cruciale rol door knelpunten te signaleren en – via structurele afspraken waar het kan, sluiproutes als het moet – schakels in de dienstverleningsketens te verbeteren. En daarbij steeds het perspectief van de inwoner en ondernemer voorop te zetten.